Regolamento per lo svolgimento delle sedute degli OO.CC. in modalità telematica
Premessa
Considerata la necessità di effettuare le riunioni degli OO.CC. A distanza;
VISTO l’ Art 73 D.L. 18/2020 relativo alle sedute in video conferenza
VISTO l’ Art. 87 D.L. 18/2020 lavoro agile modalità ordinaria di svolgimento dell’attività lavorativa
VISTA la Nota 279 dell’8/03/2020 sospensione delle riunioni degli OO.CC. in presenza;
VISTO il D.lvo 297/94, artt. 37, 40, 42;
VISTA la C.M. 105 del 1975;
VISTO il DPR 275/99 art.3;
VISTO il D.I.129/2018.
Le riunioni “telematiche” si fondano sul fatto che tutti non sono presenti fisicamente ma telematicamente, in videoconferenza o tramite software che permettono lo scambio di dati e documenti e conversazioni tra due o più utenti connessi a Internet.
Il riferimento normativo è il D.lg. n. 82/2005 e ss.mm., Codice dell’amministrazione digitale, in particolare gli articoli 12, dall’interpretazione dei quali discende la possibilità di svolgere le riunioni degli organi suddetti in via telematica.
Il riferimento normativo in relazione alla Emergenza CoVid-19 è il DL 23 febbraio 2020 n. 6, tutti i successivi DPCM e le Note Ministeriali ad essa collegate, che istituzionalizzano la possibilità di tenere le riunioni degli OO.CC a distanza.
Inoltre, si sottolinea l’importanza dell’economicità ai fini del risparmio energetico, secondo le attuali linee guida e indicazioni governative ed extragovernative.
Indice
Art. 1- Oggetto Art. 2 – Definizioni
Art. 3 – Ambito di applicazione Art. 4 – Requisiti tecnici minimi Art. 5 – Limitazioni
Art. 6 – Convocazione e svolgimento delle sedute Art. 7- Verbale di seduta
Art. 8 – Esclusioni
Art. 9 – Disposizioni transitorie
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Art. 1 – Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi collegiali.
Art. 2 – Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento sono definite “sedute in modalità telematica” le riunioni degli Organi collegiali che si svolgono con le seguenti due modalità alternative:
a) uno o più componenti, collegato per videoconferenza, partecipi anche a distanza, ossia da luoghi diversi, anche differenti tra loro, dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione;
b) la seduta ha luogo per tutti i partecipanti da remoto: in questo caso la registrazione della presenza e la manifestazione del voto, durante la seduta, avvengono esclusivamente con la compilazione di un form che registri, automaticamente, sia la presenza che data e ora della votazione. In particolare, l’utilizzo del form verrà utilizzato per le delibere che necessitano del voto segreto. Qualora il voto sia palese, può essere espresso tramite chat disponibile nell’interfaccia TEAM 365, utilizzata da questa Istituzione Scolastica per i collegamenti a distanza delle Riunioni degli OO.CC.
2. Per videoconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzato a facilitare la comunicazione tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio e video (videotelefoni oppure via internet o satellite).
Art. 3 – Ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli OO.CC. dell’Istituto Comprensivo 51° Oriani Guarino – Napoli.
2. Le sedute degli OO.CC. possono svolgersi in modalità telematica solo nella forma prevista dall’art. 2, fino al rientro dell’emergenza COVID-19 e per successive mm. e ii. Ai fini del risparmio energetico e qualora non ci fossero ambienti adeguati ad accogliere il numero di presenze previsto per le riunioni degli OO.CC.
Art. 4 – Requisiti tecnici minimi
1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo collegiale, nelle ipotesi di cui all’art. 2 comma, presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a garantire:
– l’identificazione degli intervenuti;
– la reciproca percezione audiovisiva tra tutti i membri che consenta ai componenti dell’organo di partecipare in tempo reale a due vie e, dunque, il collegamento simultaneo tra tutti i partecipanti su un piano di perfetta parità al dibattito;
– la visione degli atti della riunione;
– lo scambio di documenti;
– la visione dei documenti mostrati dal Presidente e oggetto di votazione;
– la discussione, l’intervento e il diritto di voto in tempo reale degli argomenti affrontati.
– approvazione dei verbali.
2. Al fine di consentire in ogni caso la conoscibilità degli atti della riunione a tutti i partecipanti, è comunque possibile, preventivamente o contestualmente alla seduta, l’utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale, di sistemi informatici di condivisione di files (ad es. cloud).
3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, modulo di Google, ecc.
Art. 5 – Limitazioni
1. L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli Organi collegiali per deliberare sulle materie di propria competenza.
Art. 6 – Convocazione e svolgimento delle sedute
1. La convocazione delle adunanze degli Organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del Presidente/Dirigente/Coordinatore, a tutti i componenti dell’Organo via mail.
2. La convocazione di cui al comma 1 dovrà contenere l’indicazione espressa del ricorso alla modalità telematica, cioè l’indicazione dello strumento telematico che il richiedente intende utilizzare.
3. La presenza verrà attestata dal segretario della seduta, registrando nello specifico:
a) ingresso (nei 15 min prima dell’inizio della riunione)
b) uscita (al termine della riunione)
4. Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’Organo collegiale, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza.
5. Per la validità delle sedute in modalità telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:
a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
b) partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (quorum strutturale). Ai fini della determinazione del predetto quorum strutturale, dal numero dei componenti l’organo, si sottraggono coloro che abbiano giustificato con comunicazione scritta la loro assenza;
c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale).
d) La delibera dell’adunanza deve indicare i nominativi di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno.
La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. E’ possibile nominare, oltre al segretario, un moderatore e/o facilitatore, ai fini della buona riuscita delle riunioni.
8. La manifestazione del voto deve avvenire, con l’attivazione della webcam e del microfono o attraverso scrittura in chat, in caso di voto palese, e attraverso compilazione di form, per votazioni segrete, in grado di
annotare la votazione e che potrà essere aggiornato, in tempo reale, dal Dirigente o da un suo Collaboratore, sulla base delle proposte che saranno oggetto di votazione.
9. È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la segretezza della seduta.
10. In caso di Collegio Docenti saranno individuati dal Dirigente un docente facente funzione di moderatore della chat per la richiesta di interventi e un docente che si occuperà di seguire il processo di votazione.
12. Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’Organo che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e/o rinviata ad altro giorno.
13. Qualora durante una votazione si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento oppure esercitare il diritto di voto con modalità trasparenti ed univoche, il Presidente ripete la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che i componenti collegati in videoconferenza sono considerati assenti giustificati. In tal caso restano valide le deliberazioni adottate fino al momento della sospensione della seduta. Nel caso di impossibilità totale di esercizio del voto da parte di uno o più componenti in modalità trasparenti ed univoche, nonostante il raggiungimento del quorum, si procederà a una nuova convocazione per discutere e votare gli O.d.G. sospesi, su proposta del Presidente/Dirigente/Coordinatore Delegato, ascoltate le varie parti presenti.
Art. 7 – Verbale di seduta
1. Oltre a quanto previsto dalle normative sugli OO.CC. della Scuola, in caso di riunione telematica, nel verbale deve essere riportata:
– la modalità di svolgimento della seduta;
Art. 8 – Disposizioni transitorie e finali.
Il presente Regolamento verrà pubblicato nel sito della scuola alla Sezione “Regolamenti”. L’integrazione o il rinnovo dello stesso avverranno sulla base di eventuali indicazioni ministeriali o
comunque dopo tre anni dall’entrata in vigore.
Regolamento Riunioni degli Organi Collegiali in Modalità Telematica